Nhân viên nghỉ việc: danh sách thu hồi quyền trợ thủ AI và mọi thứ đi kèm
Gỡ tài khoản trên trợ thủ chỉ là một dòng trong danh sách. Người nghỉ việc còn có thể đang giữ quyền trên Page Facebook, bảng tính chia sẻ, tài khoản CSDL và các ghi nhớ họ đã ghi. Bài này là danh sách theo thứ tự, làm trong ngày cuối, kèm cách bàn giao bằng trợ thủ.
Chị Thu có một nhà thuốc lớn ở Thủ Đức. Chị Lan, quản lý bốn năm, báo nghỉ để về quê mở tiệm riêng. Chia tay vui vẻ. Nhưng sau khi tiễn chị Lan, chị Thu mới nhớ: chị Lan có tài khoản vai Quản lý trên trợ thủ AI, xem được doanh thu, ghi nhớ công nợ của mấy phòng khám lấy thuốc sỉ, và vẫn là quản trị viên Page Facebook của nhà thuốc.
Không ai nghi ngờ chị Lan. Thu hồi quyền không phải vì nghi ngờ, mà vì quyền nên đi theo công việc, không đi theo con người. Hết việc thì hết quyền, như trả chìa khoá cửa hàng.
Thứ tự làm trong ngày cuối
Làm theo thứ tự dưới đây: bàn giao trước, gỡ quyền sau. Gỡ trước thì người nghỉ không còn tra được gì để bàn giao.
Bước 1: bàn giao bằng chính trợ thủ (sáng ngày cuối)
Chị Lan ngồi cùng chị Thu và hỏi trợ thủ những câu giúp gom việc dở dang:
Chị Lan: Liệt kê giúp chị các ghi nhớ về công nợ của các phòng khám lấy thuốc sỉ.
Trợ thủ: Có 5 ghi nhớ: Phòng khám Nhi An Phú nợ 18,4 triệu, hẹn trả ngày 25; Phòng khám Đa khoa Linh Trung chuyển sang thanh toán theo tuần từ 1/10; … (liệt kê tiếp)
Chị Lan: Chị đang có những nhắc việc nào sắp tới?
Trợ thủ: Có 3 nhắc việc: thứ Hai 9 giờ gọi nhà phân phối hỏi lô vắc xin cúm; ngày 28 đối chiếu công nợ với Linh Trung; ngày 1 hằng tháng kiểm hạn dùng tủ lạnh.
Chị Thu chép các việc này sang phần của mình hoặc nhắn trợ thủ đặt lại nhắc việc cho chính chị: "Thứ Hai 9 giờ nhắc chị gọi nhà phân phối hỏi lô vắc xin cúm". Mười lăm phút là xong phần bàn giao mà trước đây thường phải ngồi lật sổ cả buổi.
Bước 2: gỡ tài khoản trợ thủ (cuối ngày)
Gỡ hoặc khoá tài khoản người dùng của chị Lan trên trợ thủ. Nếu bản cài của mình chưa có ai quen thao tác này, nhắn bên hỗ trợ làm giúp, đừng để qua đêm. Khi tài khoản không còn liên kết, mọi tin chị Lan nhắn vào Page sẽ được xử lý như tin của người lạ: trợ thủ không trả lời, chỉ ghi sổ.
Bước 3: thu hồi các quyền nằm ngoài trợ thủ
Phần này hay bị quên nhất, vì nó không nằm trong trợ thủ mà nằm rải rác ở các dịch vụ khác.
Danh sách đầy đủ
| Hạng mục | Kiểm gì | Ai làm |
|---|---|---|
| Tài khoản trợ thủ AI | Gỡ hoặc khoá người dùng, kiểm danh sách người dùng còn lại | Chủ (hoặc nhờ hỗ trợ) |
| Liên kết Messenger | Sau khi gỡ, nhắn thử từ tài khoản đó (nếu được) xem trợ thủ không trả lời | Chủ |
| Quyền trên Page Facebook | Gỡ vai quản trị, biên tập viên của người nghỉ | Chủ Page |
| Google Sheets, Drive chia sẻ | Gỡ email cá nhân của người nghỉ khỏi bảng bán hàng, thư mục tài liệu | Người sở hữu file |
| Tài khoản CSDL, phần mềm bán hàng | Khoá tài khoản đăng nhập phần mềm, đổi mật khẩu nếu dùng chung | Kỹ thuật |
| Tài khoản Claude của doanh nghiệp | Nếu người nghỉ được mời làm thành viên, gỡ khỏi danh sách | Chủ tài khoản |
| Mật khẩu dùng chung | Wifi quản trị, email chung, tài khoản ngân hàng doanh nghiệp nếu người đó biết | Chủ |
| Ghi nhớ đã ghi | Rà các ghi nhớ về tiền, hẹn, giá để xác nhận còn đúng | Chủ và người thay |
Vì sao phải rà lại ghi nhớ
Quản lý được ghi vào bộ nhớ chung. Những gì chị Lan ghi vẫn nằm lại sau khi chị nghỉ, và đó là điều tốt, vì người thay không phải bắt đầu từ con số không. Nhưng có hai rủi ro:
- Ghi nhớ đã cũ mà chưa ai dọn: "Linh Trung chiết khấu 3%" trong khi tháng trước đã thương lượng lại thành 2,5%.
- Ghi nhớ mang tính cá nhân: "anh Tùng bên Nhi An Phú thích được gọi sau 3 giờ chiều" — vẫn hữu ích, nhưng người mới cần biết đó là kinh nghiệm của chị Lan chứ không phải quy định.
Một buổi ngồi hỏi trợ thủ "liệt kê các ghi nhớ về giá và chiết khấu", đối chiếu với hợp đồng, sửa lại những dòng sai là đủ.
Khi người nghỉ không vui vẻ
Trường hợp nghỉ đột ngột, có mâu thuẫn hoặc bị cho nghỉ: đảo thứ tự. Gỡ quyền trước, bàn giao sau. Chủ tự hỏi trợ thủ các ghi nhớ, nhắc việc liên quan. Xem nhật ký thao tác những ngày gần đây để biết người đó đã tra những gì; nhật ký cho thấy thao tác, không phải để buộc tội, mà để biết những thông tin nào đã được xem và cần chuẩn bị gì.
Điểm yên tâm: vì số liệu nối kiểu chỉ đọc và nhân viên không sửa được bộ nhớ, người nghỉ không thể dùng trợ thủ để xoá hay sửa dữ liệu gốc trước khi đi. Rủi ro chính là thông tin họ đã xem, và thứ đó không thu hồi được bằng thao tác nào, chỉ giới hạn được bằng phân vai từ đầu.
Cấp quyền cho người thay
Người thay chị Lan chưa chắc cần ngay vai Quản lý. Hai tuần đầu, để vai Nhân viên: hỏi được quy trình, bảng giá, đặt nhắc việc. Khi đã quen và chị Thu tin tưởng, mới nâng lên Quản lý. Gói Nhóm tối đa 3 người dùng, gói Doanh nghiệp tối đa 10, nên gỡ người cũ là có chỗ cho người mới.
Biến thành thói quen
Dán danh sách ở trên vào quy trình nghỉ việc của nhà thuốc, cạnh mục trả đồng phục và chìa khoá. Và nạp chính quy trình đó vào kho tài liệu của trợ thủ. Lần sau chỉ cần hỏi: "Quy trình khi quản lý nghỉ việc gồm những bước nào?"
Hỏi đáp nhanh
Khi nào nên thu hồi quyền?
Gỡ tài khoản rồi người đó nhắn vào Page thì sao?
Ghi nhớ do quản lý cũ ghi có mất không?
Ngoài trợ thủ còn phải thu hồi gì?
Người mới vào thay có dùng được chỗ của người cũ không?
Có một trợ thủ AI riêng cho doanh nghiệp mình
AiTroThu trả lời số liệu, tài liệu, nhắc việc và báo cáo cho chủ doanh nghiệp qua Messenger và web. Bản cài riêng, AI chạy bằng tài khoản Claude của chính anh/chị.
Đăng ký xem demo
