Hỏi trợ thủ AI một câu về doanh thu: dữ liệu đi qua những đâu?

Chị Hạnh có ba cửa hàng vải ở phố Hàng Đào và Hàng Ngang. Buổi tư vấn đầu tiên, chị không hỏi trợ thủ làm được gì. Chị hỏi: "Em gõ vào hỏi doanh thu thì con số đó bay đi đâu? Có ai ngồi đọc được không?"

Đây là câu hỏi đúng, và nên được trả lời bằng sơ đồ đường đi chứ không bằng một câu "yên tâm, bảo mật tuyệt đối". Bài này đi theo đúng một câu hỏi từ lúc gõ tới lúc nhận trả lời.

Theo chân một câu hỏi

Tối thứ Sáu, chị Hạnh nhắn:

Chị Hạnh: Tuần này cửa hàng Hàng Ngang bán được bao nhiêu, so với tuần trước thế nào?

Câu hỏi này đi qua năm chặng.

1. Rời điện thoại. Nếu chị hỏi trên web của bản cài riêng, tin đi thẳng tới máy chủ của bản cài đó qua đường truyền mã hoá. Nếu chị hỏi qua Messenger, tin đi qua hệ thống của Meta trước, rồi mới tới máy chủ — giống hệt mọi tin nhắn Messenger khác chị gửi cho bạn bè.
2. Máy chủ hỏi "người này là ai". Tài khoản chưa liên kết thì trợ thủ không trả lời, chỉ ghi sổ. Tài khoản đã liên kết thì máy chủ xem vai: chủ, quản lý hay nhân viên. Nếu là nhân viên, công cụ xem số liệu bị khoá ngay ở máy chủ, câu hỏi dừng ở đây.
3. Đọc số liệu ở nguồn. Trợ thủ tra vào nguồn đã nối lúc setup (ví dụ bảng Google Sheets bán hàng của ba cửa hàng) theo kiểu chỉ đọc. Nó lấy những dòng cần cho câu hỏi, không có quyền sửa hay xoá gì ở bảng gốc.
4. Gửi cho mô hình AI. Câu hỏi, phần ngữ cảnh cần thiết và kết quả tra cứu được gửi sang Claude để viết thành câu trả lời. Việc gửi này đi bằng tài khoản Claude của chính doanh nghiệp chị Hạnh, không phải tài khoản dùng chung của bên cung cấp.
5. Trả lời và lưu lại. Câu trả lời về điện thoại chị, cuộc trò chuyện được lưu trong CSDL của bản cài riêng. Thao tác quan trọng được ghi nhật ký để chủ xem lại.

Câu trả lời chị nhận được sẽ kiểu như:

Trợ thủ: Tuần này (thứ Hai đến hết hôm nay) cửa hàng Hàng Ngang ghi 41 đơn, doanh thu 63,2 triệu. Cùng kỳ tuần trước là 52 đơn, 71,5 triệu, tức giảm khoảng 11,6%. Phần giảm chủ yếu ở nhóm vải lụa. Số này lấy từ bảng bán hàng cập nhật lúc 20 giờ 15, chị nên đối chiếu với sổ quỹ nếu dùng để chốt lương thưởng.

(Các con số trên chỉ là ví dụ minh hoạ.)

Dữ liệu nào nằm ở đâu

Ba chỗ dữ liệu thật sự rời khỏi tay mình

Nói "dữ liệu không đi đâu cả" là nói sai. Có ba chỗ dữ liệu rời khỏi bản cài riêng, và chủ doanh nghiệp nên biết để chọn cách hỏi.

1. Messenger đi qua Meta

Messenger tiện vì ai cũng mở sẵn. Nhưng tin nhắn đi qua hạ tầng của Meta. Với câu hỏi kiểu "mai mấy giờ họp nhà cung cấp" thì không sao. Với câu hỏi về công nợ từng khách, lương từng người, tranh chấp hợp đồng, nên mở web của bản cài riêng mà hỏi. Đây là thói quen chứ không phải thủ tục: lưu web vào màn hình chính điện thoại là mở nhanh như mở app.

2. Phần gửi cho Claude

Mô hình AI phải đọc được câu hỏi và số liệu liên quan thì mới viết được câu trả lời. Điểm khác biệt là đường gửi: tài khoản do doanh nghiệp đứng tên, hoá đơn doanh nghiệp tự xem. Theo chính sách hiện hành của Anthropic, dữ liệu gửi qua tài khoản doanh nghiệp hoặc API không dùng để huấn luyện mô hình. Chính sách là của Anthropic, có thể thay đổi; người ra quyết định nên tự đọc trang chính sách một lần thay vì tin lời bên bán, kể cả lời trong bài này.

3. Khi trợ thủ tìm trên mạng

Khi được hỏi giá thị trường hay văn bản pháp luật mới, trợ thủ tìm trên web. Lúc đó câu tìm kiếm đi ra ngoài. Vì vậy đừng gộp thông tin nội bộ vào câu cần tra mạng. Thay vì "tra xem công ty Minh Phát nợ mình 180 triệu thì kiện được không", hãy tách: hỏi trợ thủ về thời hiệu khởi kiện đòi nợ nói chung, còn chi tiết Minh Phát để trong ghi nhớ nội bộ.

Những thứ không nên gửi vào bất kỳ trợ thủ AI nào

Trợ thủ ghi được gần như mọi thứ chủ nhắn. Chính vì ghi được nên phải tự đặt giới hạn:

• Mật khẩu, mã OTP, số thẻ đầy đủ. "Nhớ giúp anh mật khẩu ngân hàng" là câu không nên gõ ở bất cứ đâu ngoài trình quản lý mật khẩu.
• Ảnh giấy tờ tuỳ thân của khách khi chỉ cần một con số trên đó. Gõ số hợp đồng là đủ, không cần chụp cả căn cước.
• Thông tin sức khoẻ, đời tư của nhân viên. Nhân viên xin nghỉ vì lý do gì thì ghi "nghỉ phép có lý do", không ghi bệnh án.
• Toàn bộ file khách hàng khi chỉ cần hỏi một nhóm. Muốn hỏi khách sỉ miền Trung thì lọc trước rồi gửi phần đó.

Năm câu nên hỏi bên cung cấp trợ thủ AI trước khi giao số liệu

Dù chọn AiTroThu hay bên nào khác, năm câu dưới đây giúp nhìn ra bên bán có trả lời cụ thể được hay không:

1. Dữ liệu của em nằm chung kho với doanh nghiệp khác không? Câu trả lời của AiTroThu: mỗi doanh nghiệp một bản cài riêng, CSDL riêng, thư mục riêng.
2. AI chạy bằng tài khoản của ai, hoá đơn ai xem? Ở AiTroThu: tài khoản Claude của chính doanh nghiệp.
3. Trợ thủ có quyền sửa, xoá dữ liệu gốc không? Ở AiTroThu: nối kiểu chỉ đọc, không có quyền đó.
4. Giọng nói xử lý ở đâu? Ở AiTroThu: trên máy chủ riêng.
5. Khi ngừng dùng, dữ liệu trong bản cài xử lý thế nào, trong bao lâu? Câu này hãy hỏi thẳng và yêu cầu ghi vào thoả thuận, với bất kỳ bên nào.

Chị Hạnh chốt cách dùng thế nào

Sau buổi tư vấn, chị Hạnh đặt ba quy ước cho mình và hai quản lý: hỏi doanh thu, công nợ thì vào web; Messenger dùng để đặt nhắc việc và hỏi quy trình; không ai gửi ảnh căn cước khách vào cuộc trò chuyện. Ba dòng quy ước, dán ở quầy thu ngân, đáng giá hơn mọi lời cam kết bảo mật trên trang quảng cáo.