Việc nên giao và việc nên giữ lại khi có trợ thủ AI

Có hai kiểu thất vọng thường gặp sau tháng đầu dùng trợ thủ AI. Kiểu thứ nhất: "Cũng chỉ hỏi được mấy câu doanh thu, chẳng khác gì mở phần mềm." Thường là do chủ giao quá ít. Kiểu thứ hai: "Nó báo sai số công nợ, suýt nữa đòi nhầm khách." Thường là do giao một việc lẽ ra phải kiểm mà không kiểm. Cả hai đều tránh được nếu ngay từ đầu chia việc thành ba nhóm.

Nhóm 1: Giao hẳn

Đặc điểm chung: nguồn rõ ràng, sai thì dễ phát hiện, và hậu quả nhỏ.

• Tra số liệu thường ngày: hôm nay bao nhiêu đơn, khách mới tuần này, món nào bán chạy nhất. Sai thì anh chị sẽ thấy ngay vì nó lệch với cảm nhận.
• Nhớ hộ: lời hẹn trả nợ, ngày hết hạn hợp đồng thuê mặt bằng, số tài khoản nhà cung cấp mới đổi.
• Nhắc việc theo giờ: "9 giờ sáng mai nhắc anh gọi nhà cung cấp."
• Trả lời nhân viên theo tài liệu: quy trình đổi trả, nội quy, cách tính hoa hồng. Thay vì nhân viên gọi chủ mười lần mỗi ngày.
• Tìm trong văn bản dài: "Hợp đồng thuê kho có điều khoản phạt nếu trả mặt bằng sớm không?"

Với nhóm này, giao xong thì thôi nghĩ tới. Đó là nơi tiết kiệm thời gian thật sự.

Nhóm 2: Giao, nhưng phải kiểm trước khi hành động

Đặc điểm: AI làm nhanh và thường đúng, nhưng con số hoặc nội dung sẽ dẫn tới một hành động tốn tiền hay khó rút lại.

• Chốt công nợ với khách: nhờ trợ thủ liệt kê, rồi mở phần mềm đối chiếu trước khi nhắn đòi.
• Tính lương, hoa hồng: trợ thủ tính nháp; người chốt từ bảng gốc.
• Đọc số từ ảnh chụp: hoá đơn, bảng kê chụp bằng điện thoại. Chữ mờ, số viết tay là chỗ AI dễ đọc nhầm.
• Soạn tin nhắn, email gửi đối tác: trợ thủ soạn nháp; người đọc lại từng câu và tự gửi.
• Tìm thông tin trên mạng: giá thị trường, quy định mới. Trợ thủ tìm được và nêu nguồn, nhưng với văn bản pháp luật nên mở văn bản gốc đọc lại.

Mẹo cho nhóm này: luôn hỏi kèm "lấy từ đâu".

Liệt kê khách đang nợ quá 30 ngày, ghi rõ số lấy từ bảng nào, cập nhật đến ngày nào.

Câu trả lời có nguồn thì đối chiếu nhanh hơn nhiều.

Kiểm nhóm 2 trong ba phút

Kiểm không có nghĩa là làm lại từ đầu. Với một danh sách công nợ hai mươi dòng, ba bước sau thường đủ để bắt lỗi:

1. Kiểm ngày cập nhật: số lấy đến hôm nay hay đến lần đồng bộ hôm qua? Nguồn là file Excel xuất mỗi tối thì số buổi trưa chưa có các đơn sáng nay.
2. Kiểm tổng: tổng nợ trợ thủ cộng ra có khớp với dòng tổng trong phần mềm không. Lệch tổng là có dòng bị đọc nhầm hoặc bỏ sót.
3. Kiểm ba dòng bất kỳ: chọn ba khách, mở phần mềm xem đúng không. Nếu ba dòng đều đúng và tổng khớp, khả năng cả danh sách đúng rất cao.

Nhóm 3: Giữ lại cho người

• Quyết định về con người: cho ai nghỉ, tăng lương ai. Trợ thủ có thể đưa số ngày công, doanh số; quyết định là của chủ.
• Đàm phán: trợ thủ giúp chuẩn bị số liệu, nhưng nói chuyện với nhà cung cấp là việc của người.
• Việc có tiền đi ra: chuyển khoản, đặt hàng. Trợ thủ không có công cụ để làm, và cũng không nên có.
• Trả lời khách hàng: trợ thủ nội bộ không làm. Muốn tự động hoá trả lời khách thì dùng bot riêng như AiTraLoi.com, với kho thông tin công khai riêng.
• Đọc "không khí" cửa hàng: vì sao hôm nay vắng, nhân viên có đang mệt không. AI chỉ có số; số không kể hết.

Bảng tự phân loại

Lấy danh sách việc trong tuần của anh chị, đi qua ba câu hỏi:

Ví dụ áp vào một xưởng gỗ nội thất nhỏ:

Lỗi hay gặp khi giao việc

Giao nhóm 2 như nhóm 1. Đây là lỗi tốn tiền nhất. Lần đầu trợ thủ trả lời đúng mười câu liền, người ta có xu hướng thôi kiểm. Câu thứ mười một đọc nhầm một cột "đã thu" thành "phải thu" là đủ để nhắn đòi nợ nhầm một khách quen.

Giữ nhóm 1 như nhóm 3. Chủ vẫn tự tay tra số, tự trả lời nhân viên từng câu quy trình, vì "quen rồi". Kết quả là trả tiền cho trợ thủ mà không lấy lại được thời gian.

Không viết tài liệu, rồi trách AI trả lời chung chung. Trợ thủ chỉ trả lời theo quy trình của cửa hàng khi quy trình đó đã được viết ra và nạp vào kho. Chưa viết thì nó chỉ có kiến thức chung.

Làm ngay tuần này

1. Ghi lại mọi việc mình làm trong hai ngày, mỗi việc một dòng.
2. Đánh dấu 1, 2, 3 theo bảng trên.
3. Với nhóm 1: đó là những câu đầu tiên nên chuyển sang hỏi trợ thủ.
4. Với nhóm 2: viết ra cách kiểm cho từng việc (đối chiếu với bảng nào, ai kiểm).