Nhắn trợ thủ qua Messenger hay web trên điện thoại: dùng cái nào lúc nào

Chị chủ một trung tâm tiếng Anh có hai cơ sở thường hỏi trợ thủ vào hai thời điểm: sáng sớm trên đường đi (mở Messenger, hỏi nhanh sĩ số lớp tối qua) và buổi tối sau giờ học, ngồi lại ở cơ sở (mở web trên điện thoại, gửi file Excel học phí, hỏi kỹ). Không ai dặn chị chia như vậy. Chị tự thấy mỗi cửa hợp một kiểu việc.

Trợ thủ AI riêng của AiTroThu có đúng hai cửa vào: Messenger (qua Page Facebook của doanh nghiệp) và web trên điện thoại (đăng nhập tài khoản). Cả hai nối vào cùng một trợ thủ, cùng số liệu, cùng ghi nhớ. Khác nhau ở cách dùng và ở một luật của Facebook mà ai cũng nên biết.

So sánh nhanh

Luật 24 giờ của Messenger

Đây là chỗ hay gây thắc mắc nhất. Facebook quy định Page chỉ được chủ động nhắn cho một người trong vòng 24 giờ kể từ tin nhắn cuối cùng người đó gửi cho Page. Luật này áp cho mọi Page, không riêng trợ thủ.

Hệ quả thực tế:

• Anh chị nhắn trợ thủ lúc 21 giờ tối thứ Hai. Báo cáo 6 giờ sáng thứ Ba sẽ đến Messenger bình thường (còn trong 24 giờ).
• Anh chị không nhắn gì từ tối thứ Sáu. Báo cáo sáng thứ Hai tuần sau đã quá 24 giờ, nên không đi qua Messenger được. Báo cáo vẫn được tạo và lưu trên web.

Cách sống chung với luật này rất đơn giản: nhắn trợ thủ ít nhất một câu mỗi ngày, dù chỉ là câu hỏi doanh thu buổi tối. Với ai hay nghỉ cuối tuần, đặt báo cáo quan trọng nhất vào ngày thường, hoặc tập thói quen sáng thứ Hai mở web xem.

Khi nào dùng Messenger

• Câu hỏi một dòng: "Hôm nay bao nhiêu đơn?", "Khách mới hôm nay mấy người?"
• Nhắn thoại khi tay bận: bấm giữ micro, nói "Nhớ giúp chị: cô Hằng xin nghỉ thứ Sáu, cần người dạy thay lớp 7 giờ." Trợ thủ nghe tiếng Việt; phần nhận dạng giọng chạy trên máy chủ riêng, không gửi giọng ra dịch vụ ngoài.
• Đặt nhắc việc trong lúc đang nói chuyện với ai đó: "15 giờ chiều mai nhắc chị gọi phụ huynh bé An."
• Nhận nhắc việc, cảnh báo: vì Messenger báo lên màn hình khóa rõ hơn.

Khi nào dùng web

• Gửi tệp: file Excel học phí, PDF hợp đồng thuê, ảnh chụp bảng kê. Trên web gửi tệp gọn hơn và dễ xem lại tệp đã gửi trong cuộc nào.
• Hỏi chuỗi câu liền nhau về một việc: ví dụ ngồi rà học phí còn nợ của từng lớp. Mỗi việc một cuộc trò chuyện riêng, tuần sau mở đúng cuộc đó ra hỏi tiếp.
• Đọc câu trả lời dài: bảng so sánh, danh sách nhiều dòng. Chữ chạy dần trong lúc trợ thủ viết nên không phải chờ.
• Xem lại báo cáo cũ: kể cả những báo cáo không qua Messenger được vì luật 24 giờ.

Gợi ý chia việc cho từng người

Lưu ý: mỗi người phải liên kết tài khoản Messenger của chính mình với tài khoản người dùng trong trợ thủ. Người chưa liên kết nhắn vào Page thì trợ thủ không trả lời, chỉ ghi sổ — kể cả khi đó là nhân viên thật nhưng chưa được cấp tài khoản.

Mẹo nhỏ để web dùng như app

Không có app trên App Store hay CH Play, nhưng có thể đưa trang web ra màn hình chính: trên iPhone mở bằng Safari, bấm nút chia sẻ, chọn "Thêm vào Màn hình chính"; trên Android mở bằng Chrome, chọn "Thêm vào màn hình chính" trong menu. Từ đó bấm một biểu tượng là vào thẳng, không phải gõ địa chỉ.

Nhắn mà trợ thủ không trả lời: kiểm bốn chỗ

1. Đang nhắn bằng tài khoản Facebook nào? Nhiều người có hai tài khoản, một cá nhân, một để bán hàng. Trợ thủ chỉ nhận tài khoản đã liên kết; nhắn bằng tài khoản kia thì nó im lặng.
2. Đã nhắn đúng Page chưa? Doanh nghiệp có vài Page thì trợ thủ chỉ gắn với Page đã chọn lúc setup. Nhắn nhầm sang Page bán hàng là tin rơi vào hộp thư của Page đó.
3. Tài khoản trong trợ thủ còn hoạt động không? Chủ có thể đã khoá tài khoản một người khi họ nghỉ việc, hoặc đổi vai.
4. Thử trên web. Đăng nhập web và hỏi cùng câu. Web trả lời được mà Messenger không thì vấn đề nằm ở phần liên kết Messenger, không phải ở trợ thủ.

Còn trường hợp ngược lại: Messenger trả lời bình thường nhưng sáng thứ Hai không thấy báo cáo — gần như chắc chắn là luật 24 giờ ở trên. Mở web, báo cáo đang nằm đó.

Còn Zalo?

Hiện trợ thủ chưa có cửa Zalo, cũng không có Telegram. Với người quen dùng Zalo cả ngày, cách nhẹ nhàng nhất là để Messenger làm cửa riêng cho trợ thủ: mở Messenger tức là đang "làm việc với trợ thủ", không lẫn vào hàng trăm nhóm Zalo khác. Có người lại thấy đó là cái lợi.

Tóm lại

• Câu ngắn, nói thoại, nhắc việc → Messenger.
• Tệp, câu dài, rà kỹ, xem lại → web.
• Nhắn ít nhất một câu mỗi ngày để báo cáo tự gửi không bị luật 24 giờ chặn.