Một ngày làm việc của chủ tiệm bánh có trợ thủ AI, từ 6 giờ sáng đến lúc đóng cửa

Đây là một ngày giả định, ghép từ những việc rất bình thường của một chủ hai tiệm bánh kem ở Đà Nẵng — một tiệm ở trung tâm, một tiệm gần khu công nghiệp. Số liệu bán hàng nằm trong phần mềm bán hàng của hai tiệm, đã nối vào trợ thủ theo kiểu chỉ đọc. Kho tài liệu có công thức chuẩn, bảng giá bánh đặt, quy trình đóng ca. Chủ là chị Ngân, quản lý tiệm hai là Phúc.

6:10 — Mở cửa, đọc báo cáo đã chờ sẵn

Tối thứ Hai tuần trước chị đã nhắn một lần: "Mỗi sáng 6 giờ gửi chị doanh thu hôm qua của hai tiệm, so với cùng thứ tuần trước, và các đơn bánh đặt hôm nay." Từ đó báo cáo tự đến:

Hôm qua (thứ Ba): Tiệm 1 đạt 8,2 triệu, thấp hơn thứ Ba tuần trước 9%. Tiệm 2 đạt 5,6 triệu, cao hơn 14%. Đơn bánh đặt hôm nay: 6 đơn, trong đó 2 đơn giao trước 10 giờ (bánh sinh nhật 20cm, giao Hoà Khánh; bánh bông lan trứng muối 30 phần cho công ty).

Chị không cần mở máy tính. Điều đáng chú ý duy nhất: tiệm 1 giảm 9%. Một ngày giảm chưa nói lên gì, chị ghi nhận và để đó.

7:30 — Ghi nhớ một lời hẹn

Nhà cung cấp bơ gọi báo tuần sau tăng giá. Chị đang dở tay nhào bột, bấm giữ nút micro và nói:

Nhớ giúp chị: bên bơ Thanh Bình báo từ ngày 1 tháng sau tăng 6% giá bơ lạt, họ cho giữ giá cũ nếu chốt đơn trước ngày 28.

Em đã ghi nhớ. Chị có muốn em nhắc vào sáng ngày 26 để chị kịp quyết chốt đơn không?

Chị nhắn "ừ". Một lời hẹn có thể đáng vài triệu đồng vừa được chuyển khỏi trí nhớ của chị sang chỗ khác đáng tin hơn.

10:15 — Hỏi số giữa giờ

Phúc nhắn chị là sáng nay tiệm 2 hết bánh mì hoa cúc sớm. Chị muốn biết đó là ngẫu nhiên hay xu hướng:

Bánh mì hoa cúc ở tiệm 2 bán mấy cái mỗi ngày trong 2 tuần qua? Mấy giờ thì thường hết?

Trong 14 ngày qua, tiệm 2 bán trung bình 31 cái/ngày, ngày cao nhất 44 (thứ Bảy). Phần mềm chỉ ghi giờ từng đơn, không ghi giờ hết hàng; nhưng đơn cuối cùng của món này rơi vào trước 11 giờ ở 9/14 ngày, nghĩa là nhiều khả năng hết hàng trước trưa.

Chú ý cách trợ thủ nói rõ giới hạn của dữ liệu: phần mềm không ghi giờ hết hàng, nên nó suy từ giờ của đơn cuối. Đó là loại câu trả lời đáng tin hơn một con số gọn gàng mà không nói nguồn. Chị quyết định tăng mẻ hoa cúc ở tiệm 2 thêm mười cái và nhắn Phúc.

13:00 — Gửi ảnh, hỏi một câu khó gõ

Kế toán gửi qua một bảng kê hàng nhập tháng trước dạng ảnh chụp. Chị chuyển ảnh vào chat:

Trong bảng này tổng tiền bột mì là bao nhiêu? Có dòng nào trùng không?

Trợ thủ đọc ảnh, cộng các dòng bột mì, và chỉ ra hai dòng cùng ngày cùng số lượng nghi trùng. Đây là chỗ cần tỉnh táo: ảnh chụp có thể mờ, chữ số 1 và 7 dễ đọc nhầm. Chị dùng câu trả lời để biết chỗ nào cần xem, rồi tự mở bảng gốc kiểm hai dòng đó, chứ không chuyển khoản theo con số AI cộng.

15:30 — Nhân viên hỏi tài liệu thay vì gọi chủ

Một bạn nhân viên mới ở tiệm 1 gặp khách muốn đổi bánh kem vì viết sai tên. Trước đây bạn sẽ gọi chị. Giờ bạn hỏi trợ thủ (tài khoản vai Nhân viên):

Khách đặt bánh viết sai tên, lỗi do tiệm, xử lý sao ạ?

Trợ thủ trả lời theo quy trình trong kho tài liệu: lỗi do tiệm thì làm lại phần chữ miễn phí, nếu không kịp giờ thì giảm 15% và tặng nến; ghi vào sổ sự cố ca. Nhân viên làm theo, chị không bị gián đoạn. Bạn ấy hỏi doanh thu ca thì trợ thủ từ chối, vì vai Nhân viên không xem số liệu.

18:00 — Đặt nhắc việc cho ngày mai

8 giờ sáng mai nhắc chị gọi chị Vy bên công ty may xác nhận đơn 30 phần bông lan cho thứ Sáu.

Em sẽ nhắc chị lúc 8:00 sáng mai (thứ Năm).

Trợ thủ tự hiểu "sáng mai" là ngày nào và đặt lịch. Nhắc việc kiểu này đến qua Messenger nếu chị vừa nhắn trong vòng 24 giờ; nếu quá 24 giờ, Messenger không cho Page nhắn chủ động nữa, khi đó tin vẫn nằm trên web để chị mở xem.

21:30 — Hỏi một câu tổng kết

Hôm nay hai tiệm bán bao nhiêu? Tiệm 1 có còn giảm so với tuần trước không?

Tiệm 1 hôm nay cao hơn cùng thứ tuần trước 3%. Vậy sáng nay giảm 9% chỉ là dao động một ngày. Chị tắt điện thoại.

Những gì trợ thủ không làm trong ngày đó

• Không tự nhắn nhà cung cấp, không tự đặt thêm bột. Mọi quyết định và mọi tin gửi ra ngoài vẫn là chị.
• Không biết vì sao tiệm 1 giảm buổi sáng. Nó chỉ có số; lý do (mưa, đường sửa, đối thủ khai trương) phải do người ở hiện trường nói.
• Không đảm bảo đọc ảnh đúng từng con số. Nó chỉ chỗ, chị kiểm.

Điều rút ra

Trợ thủ không làm thay chị việc nào lớn. Nó gỡ khỏi ngày làm việc khoảng một chục lần phải mở máy tính, gọi điện hỏi, lục tìm file, cố nhớ. Mỗi lần chỉ vài phút, nhưng mỗi lần đều cắt ngang việc đang làm. Nếu muốn thử hình dung với cửa hàng của mình, hãy ghi lại trong một ngày: mấy lần anh chị bị cắt ngang để tra một con số hay nhớ một lời hẹn. Đó là chỗ trợ thủ sẽ chen vào.