Chuẩn bị gì trước buổi setup trợ thủ AI để không mất thêm một tuần

Anh Lộc và chị Hoa có cửa hàng vật liệu xây dựng ở Biên Hoà, bán sắt thép, xi măng, gạch, thiết bị vệ sinh. Họ đăng ký setup trợ thủ, hẹn buổi đầu vào thứ Ba. Thứ Ba tới, mới phát hiện: Page Facebook do cháu họ lập từ năm năm trước, cháu đã đi làm ở Sài Gòn, không ai nhớ mật khẩu. Bảng giá thì có ba bản Excel khác nhau. Buổi setup thành buổi đi tìm đồ.

Kinh nghiệm chung: phần kỹ thuật của setup không lâu; thứ kéo dài là chờ. Chuẩn bị đúng danh sách dưới đây trước buổi setup thì phần lớn chờ đợi biến mất.

Phần chung cho mọi gói

Kiểm quyền Page trong năm phút

Mở Page trên điện thoại, vào phần cài đặt quyền truy cập Page, xem tên mình có ở vai có toàn quyền không. Nếu không có, liên hệ người đang giữ quyền cao nhất để được thêm vào. Nếu không ai còn giữ, quá trình lấy lại có thể mất nhiều ngày, nên bắt đầu ngay.

Danh sách người dùng: quyết trước khi hẹn

Anh Lộc ban đầu muốn cho cả sáu người trong cửa hàng tài khoản. Ngồi tính lại: anh, chị Hoa, cậu Tâm quản lý kho. Ba người. Gói Nhóm tối đa đúng 3 người dùng, 299.000đ một tháng. Ba nhân viên bán hàng còn lại khi cần tra giá thì hỏi cậu Tâm. Sau ba tháng, nếu thấy nhân viên cần tự tra, mới lên gói Doanh nghiệp (tối đa 10 người, 699.000đ một tháng).

Làm sạch tài liệu trước khi nạp

Đây là phần đáng làm kỹ nhất, vì trợ thủ trả lời theo đúng thứ được nạp. Với cửa hàng anh Lộc:

• Bảng giá: ba bản thành một. Bản đúng là bản chị Hoa dùng để báo giá hằng ngày. Ghi ngay dòng đầu: "Áp dụng từ 01/10". Hai bản kia không nạp.
• Bỏ trang tính ẩn. File Excel có sheet ẩn chứa giá nhập. Trợ thủ đọc được cả sheet ẩn; giá nhập không nên để nhân viên hỏi tới. Tách ra file khác, không nạp.
• Ảnh chụp mờ thì chụp lại. Chính sách bảo hành thiết bị vệ sinh chỉ có ảnh chụp tờ giấy bị nghiêng. Chụp lại thẳng, đủ sáng, hoặc gõ lại một trang Word.
• Đặt tên file nói rõ nội dung. "bang-gia-thep-xi-mang-thang-10.xlsx" thay vì "Book1.xlsx".
• Tài liệu nội bộ nhạy cảm để riêng. Bảng lương, hợp đồng thuê mặt bằng không nạp vào kho chung, vì vai Nhân viên được hỏi tài liệu.

Phần thêm cho gói Trọn gói

Gói Trọn gói (4.990.000đ một lần) có thêm nối một nguồn số liệu bán hàng, ba báo cáo định kỳ và bộ cảnh báo riêng. Cần chuẩn bị thêm ba thứ.

1. Người nắm nguồn số liệu

Nguồn số liệu phải khảo sát trước, không hứa nối được mọi phần mềm. Cần có mặt người biết số liệu đang nằm đâu: Google Sheets, file Excel kế toán xuất định kỳ, CSDL của phần mềm bán hàng hay website. Nếu là phần mềm do bên khác viết, cần liên hệ được bên đó để hỏi có cách đọc dữ liệu không và cấp quyền chỉ đọc.

2. Ba báo cáo, viết thành câu cụ thể

Yêu cầu "báo cáo doanh thu" là chưa đủ. Viết sao cho người khác đọc là làm được:

Lưu ý: báo cáo nào cũng chỉ làm được trên dữ liệu có trong nguồn đã nối. Báo cáo công nợ cần nguồn có ghi công nợ; nếu công nợ chỉ nằm trong sổ tay của chị Hoa thì chưa làm được báo cáo đó.

3. Ngưỡng cảnh báo bằng con số

"Báo khi doanh thu thấp" không đặt được. "Báo khi doanh thu cả ngày tính tới 15 giờ thấp hơn 20 triệu" thì đặt được. Anh Lộc chọn hai ngưỡng: doanh thu tới 15 giờ dưới mức anh đặt, và một đơn bán lẻ vượt 100 triệu (để anh gọi xác nhận với khách).

Thói quen cần có sẵn từ ngày đầu

Báo cáo và cảnh báo gửi qua Messenger chịu một giới hạn của Meta: Page chỉ được nhắn trong 24 giờ kể từ tin cuối của người dùng. Báo cáo quá 24 giờ vẫn được lưu ở web. Vì vậy dặn trước người nhận báo cáo: mỗi ngày nhắn trợ thủ ít nhất một câu, hoặc quen mở web để xem.

Danh sách rút gọn để dán lên tủ

1. Kiểm quyền quản trị Page.
2. Chọn email và thẻ thanh toán cho tài khoản Claude.
3. Chốt danh sách người dùng và vai.
4. Gom tài liệu, mỗi loại một bản mới nhất, có ngày hiệu lực.
5. Viết hai mươi câu hay hỏi.
6. (Trọn gói) Hẹn người nắm nguồn số liệu, viết ba báo cáo, đặt ngưỡng cảnh báo bằng số.

Lần setup thứ hai của anh Lộc, sau khi đã lấy lại Page và gom bảng giá, diễn ra đúng một buổi chiều. Câu đầu tiên anh hỏi trợ thủ:

Anh Lộc: Thép phi 10 giá bao nhiêu một cây, mua từ 100 cây thì sao?
Trợ thủ: Theo bảng giá áp dụng từ 01/10, thép phi 10 giá 98.000đ một cây. Từ 100 cây giảm còn 95.000đ một cây, chưa gồm phí vận chuyển ngoài bán kính 5 km.

(Giá trên chỉ là ví dụ minh hoạ.)