Năm chỉ số chủ cửa hàng nên hỏi mỗi ngày, và vài chỉ số chỉ nên xem theo tuần

Chủ một quán bún bò có hai điểm bán ở Huế, mỗi tối sau khi dọn quán hay mở phần mềm bán hàng xem lại ngày. Phần mềm có hơn ba mươi báo cáo. Anh xem doanh thu, rồi lướt danh sách món, rồi xem giờ đông khách, rồi xem nhân viên, rồi tắt máy, không chắc mình vừa biết thêm được gì. Vấn đề không phải thiếu số. Là không biết số nào đáng xem mỗi ngày.

Dưới đây là năm chỉ số đủ để biết một ngày có ổn không, và mỗi chỉ số đều gắn với một hành động cụ thể khi nó lệch.

Chỉ số 1: Doanh thu so với cùng thứ trung bình bốn tuần

Không phải doanh thu trần trụi, mà là doanh thu đặt cạnh cùng thứ của bốn tuần trước. Thứ Ba bán 6,2 triệu nghe không nói lên gì; thứ Ba bán 6,2 triệu trong khi trung bình bốn thứ Ba trước là 7,4 triệu thì có chuyện để hỏi.

Hành động khi lệch: lệch quá 15–20% thì hỏi người ở quán hôm đó có gì khác: mưa, mất điện, đường sửa, thiếu người.

Chỉ số 2: Số đơn (số hoá đơn, số lượt khách)

Doanh thu giảm có thể vì ít khách hơn. Số đơn trả lời đúng câu đó.

Hành động khi lệch: số đơn giảm mà doanh thu mỗi đơn giữ nguyên → vấn đề nằm ở chỗ thu hút khách (vị trí, giờ mở, đối thủ mới mở gần đó, đánh giá trên mạng).

Chỉ số 3: Giá trị trung bình mỗi đơn

Doanh thu chia số đơn. Với quán ăn, đây là thước đo khách có gọi thêm món, thêm nước, thêm topping không.

Hành động khi lệch: giảm vài ngày liền → xem nhân viên có còn gợi ý món thêm không, món gọi kèm có đang hết không. Tăng bất thường một ngày → có thể có đơn đặt lớn, không phải xu hướng.

Chỉ số 4: Đơn huỷ, món huỷ, hàng trả

Đây là chỉ số hay bị quên nhất mà lại gần với thất thoát nhất. Món làm rồi huỷ là mất nguyên liệu; hoá đơn huỷ sau khi đã thu tiền có khi là dấu hiệu gian lận.

Hành động khi lệch: hỏi tiếp huỷ ở ca nào, ai thao tác, lý do ghi gì. Phần mềm không ghi người thao tác thì đây là lý do đáng để bật tính năng đó.

Chỉ số 5: Tiền chưa thu và công nợ đến hạn

Với cửa hàng có bán ghi nợ (vật liệu, phân phối, bán sỉ) hoặc nhận đặt cọc (bánh, tiệc, đồ may), tiền chưa thu quan trọng không kém tiền đã thu. Với quán bún bò nhận nấu cho bếp ăn công ty, đó là khoản công ty nợ chưa thanh toán.

Hành động khi lệch: khoản nào đến hạn hôm nay hoặc quá hạn → gọi hoặc nhắn đòi, sau khi đối chiếu số với phần mềm.

Cửa hàng chỉ bán tiền mặt, không công nợ thì thay chỉ số này bằng tồn kho của ba mặt hàng chủ lực — với quán bún là thịt bò, giò heo, bún tươi đặt hằng ngày.

Gộp lại thành một câu hỏi buổi tối

Hôm nay hai quán: doanh thu so với cùng thứ trung bình 4 tuần, số hoá đơn, trung bình mỗi hoá đơn, số món huỷ và tổng tiền món huỷ, công nợ bếp ăn đến hạn trong 3 ngày tới. Mỗi quán 1 dòng, ghi chú nếu lệch quá 15%.

Quán Nguyễn Công Trứ: 9,8tr (−3% so với trung bình thứ Năm) · 214 hoá đơn · 45.800đ/hđ · huỷ 4 món (190.000đ).
Quán An Cựu: 6,1tr (−19%, lệch) · 139 hoá đơn · 43.900đ/hđ · huỷ 11 món (520.000đ, lệch).
Công nợ: bếp ăn công ty may Phú Hoà 14,6tr đến hạn thứ Bảy.

Đọc xong, anh có đúng hai việc: hỏi quán An Cựu hôm nay có chuyện gì (doanh thu giảm và huỷ món tăng cùng lúc thường là một chuyện: thiếu bếp, khách chờ lâu bỏ về), và nhắc mình thứ Sáu gọi bếp ăn. Câu hỏi này hỏi ba tối liền thấy hợp thì chuyển thành báo cáo tự gửi lúc 22 giờ.

Những chỉ số chỉ nên xem theo tuần

Điều chỉnh theo loại hình

Bẫy cần tránh

• Phản ứng với một ngày: một ngày lệch là để hỏi, không phải để đổi menu hay cắt ca. Ba ngày lệch cùng chiều mới là tín hiệu.
• Thêm chỉ số mỗi tuần: năm chỉ số dần thành mười lăm, rồi lại không ai đọc. Muốn thêm một cái thì bỏ một cái.
• Tin con số công nợ mà không đối chiếu: trợ thủ báo để nhắc, nhưng trước khi nhắn đòi khách vẫn nên mở phần mềm xem lại.

Năm chỉ số, một câu hỏi, một phút mỗi tối. Đó là nhịp đủ để không bị bất ngờ cuối tháng — và nếu đã nối nguồn số liệu vào trợ thủ như AiTroThu, đó cũng là câu hỏi đầu tiên nên đặt thành báo cáo tự gửi.