Báo cáo định kỳ: ba bản tin đáng nhận và cách đặt cho trợ thủ

Có một kiểu thất bại rất quen: tháng đầu dùng trợ thủ, chủ hào hứng đặt sáu báo cáo — doanh thu sáng, doanh thu trưa, đơn hủy, khách mới, tồn kho, so sánh chi nhánh. Đến tuần thứ ba, sáu tin nhắn mỗi ngày đã thành tiếng ồn, và chủ bắt đầu lướt qua cả cái quan trọng.

Báo cáo định kỳ chỉ có giá trị khi được đọc. Mà muốn được đọc thì phải ít, ngắn và đúng lúc. Gói Setup Trọn gói của AiTroThu dựng sẵn ba báo cáo; con số ba đó cũng là một kỷ luật tốt cho bất cứ ai tự đặt.

Câu hỏi để giữ hay bỏ một báo cáo

Trước khi đặt, hỏi mình một câu: đọc xong báo cáo này, mình sẽ làm gì khác? Nếu câu trả lời là "chẳng làm gì, chỉ để biết", thì đó là thứ có thể hỏi khi cần chứ không cần gửi đều đặn. Trợ thủ vẫn trả lời được câu "tháng này khách mới bao nhiêu" bất cứ lúc nào; không phải cái gì cũng cần đẩy tới tận tay mỗi sáng.

Ba bản tin đủ dùng

Bản tin sáng phải thật ngắn: ba bốn dòng. Bản tuần dài hơn một chút. Bản tháng có thể dài, vì mình đọc nó lúc ngồi xuống làm việc nghiêm túc chứ không phải lúc đứng chờ đèn đỏ.

So đúng kỳ, không so với hôm qua

Đây là lỗi phổ biến nhất khi tự đặt báo cáo. Quán ăn văn phòng bán thứ Hai khác hẳn Chủ nhật; shop thời trang online bán ngày lương về khác hẳn giữa tháng. So hôm nay với hôm qua sẽ sinh ra những cú "tụt 40%" mà thật ra chỉ là thứ Bảy so với thứ Sáu.

• Bản tin ngày: so với cùng thứ tuần trước.
• Bản tin tuần: so với tuần trước, và nếu có dữ liệu, với trung bình bốn tuần gần nhất.
• Bản tin tháng: so với tháng trước và cùng tháng năm ngoái, để thấy mùa vụ.

Câu đặt mẫu

Trợ thủ tự đặt lịch từ câu nói, nên câu đặt báo cáo nên ghi rõ: gửi lúc nào, gồm những gì, so với cái gì, dài bao nhiêu.

Chủ: 7 giờ sáng thứ Hai hằng tuần gửi anh tóm tắt doanh thu tuần trước, so với tuần trước nữa, kèm 3 mặt hàng bán chạy nhất và 3 mặt hàng tụt mạnh nhất. Viết ngắn, không quá 8 dòng.

Trợ thủ: Đã đặt báo cáo lặp lại: 7:00 sáng thứ Hai hằng tuần — doanh thu tuần trước so với tuần liền trước, 3 mặt hàng bán chạy nhất, 3 mặt hàng giảm mạnh nhất, tối đa 8 dòng.

Đến sáng thứ Hai, một bản tin kiểu này (số chỉ là ví dụ minh hoạ) đọc trong nửa phút:

Tuần trước: 186 đơn, doanh thu 74,2 triệu, giảm 6% so với tuần liền trước. Bán chạy: bánh bông lan trứng muối, bánh mì hoa cúc, trà sữa nướng. Tụt mạnh: bánh kem 16cm (giảm từ 22 xuống 9 cái), cookie hộp, bánh su kem. Khách mới: 31.

Đọc xong, câu hỏi tự bật ra: vì sao bánh kem 16cm tụt? Và mình hỏi tiếp ngay trong cuộc trò chuyện đó — báo cáo tốt là báo cáo mở ra câu hỏi tiếp theo, không phải khép lại mọi thứ.

Chọn giờ gửi

• Gửi trước giờ cần quyết định khoảng nửa tiếng: trước giao ban, trước lúc gọi nhà cung cấp đặt hàng.
• Đừng gửi lúc mình còn ngủ. Tin tới lúc 5 giờ sáng sẽ bị chìm dưới mười tin khác khi mình mở máy.
• Báo cáo tháng nên gửi ngày 2 thay vì 23 giờ 59 ngày cuối tháng, để số liệu ngày cuối kịp cập nhật vào nguồn.

Giới hạn 24 giờ của Messenger

Messenger chỉ cho Page nhắn chủ động trong 24 giờ kể từ tin cuối người dùng gửi. Báo cáo sáng thứ Hai là nạn nhân quen thuộc: cả Chủ nhật nghỉ ngơi không nhắn gì, sáng thứ Hai báo cáo không tới Messenger. Báo cáo vẫn được lưu ở bản web. Cách xử lý gọn: tối Chủ nhật nhắn trợ thủ một câu bất kỳ có ích, kiểu "mai anh có lịch gì", hoặc tập thói quen mở bản web vào sáng thứ Hai.

Báo cáo chỉ thấy những gì đã nối

Trợ thủ chỉ đọc được nguồn số liệu đã nối khi setup, và nối theo kiểu chỉ đọc. Nếu đơn online nằm trong phần mềm bán hàng đã nối, còn khách quen mua tại quầy được ghi sổ tay, thì báo cáo chỉ phản ánh phần online. Hãy gọi tên báo cáo cho đúng — "doanh thu online tuần trước" — để mình và quản lý không hiểu nhầm đó là toàn bộ.

Với số dùng cho việc hệ trọng như chốt lương, kê khai thuế, đối chiếu công nợ, vẫn mở phần mềm gốc ra đối chiếu. Trợ thủ có thể đọc sai một cột hay hiểu sai một điều kiện lọc; báo cáo để nắm tình hình, không thay sổ sách.

Ai nhận báo cáo nào

Vai Quản lý xem được số liệu, nên quản lý cửa hàng có thể đặt bản tin sáng cho riêng mình. Vai Nhân viên không xem số liệu, nên đừng thiết kế quy trình mà nhân viên phải đọc báo cáo doanh thu. Chủ giữ bản tuần và bản tháng là đủ.

Khi nào bỏ một báo cáo

Quy tắc đơn giản: ba lần liên tiếp đọc xong không làm gì khác thì hủy, hoặc đổi nội dung. Báo cáo không phải tài sản phải giữ; nó là công cụ. Bỏ một báo cáo vô ích giúp ba báo cáo còn lại được đọc kỹ hơn.

Bắt đầu từ bản tin sáng, chạy hai tuần, rồi mới thêm bản tuần. Đặt một lúc ba cái ngay ngày đầu cũng được, nhưng thêm dần sẽ giúp mình biết cái nào thật sự dùng.